Ang isang fax na minarkahang agaran - bigyan ito sa boss nang mas mabilis, ang mga e-mail na pinunan ang kahon ay dapat i-disassemble, isang tumpok ng mga titik at isang pares ng parsela na dinala ng kartero ay dapat na agarang "kalat" sa mga kagawaran, at ang empleyado sumulat ng application ng bakasyon. Narito mayroon kang parehong mga ad at mahahalagang dokumento sa accounting. Ang gawain ng isang kalihim ay mahirap! Ito ay nagkakahalaga ng pagkawala ng isang "piraso ng papel", dahil lumalabas na ang kapalaran ng samahan at ng iyong karera ay nakasalalay dito. Upang laging mahanap ito o ang dokumento na iyon, kailangan mong ma-rehistro nang tama ang mga sulat.
Kailangan
- Papasok na rehistro ng sulat,
- papalabas na mail log,
- mga notebook na may dami ng 96 na sheet,
- mga form ng samahan,
- mga folder.
Panuto
Hakbang 1
Kailangan mong irehistro ang lahat ng papasok at papalabas na pagsusulatan, bukod dito, sa araw ng resibo o pagpapadala. Ang pagsusulatan ng lahat ng uri ay napapailalim sa pagpaparehistro: mga item sa postal, e-mail, fax, personal na naihatid sa mga kamay ng mensahe. Ang mga mahahalagang email (papasok at papalabas na) ay dapat na naka-print at naka-log sa parehong paraan tulad ng iba pang mga uri ng sulat. Bilang karagdagan, kinakailangan upang magrehistro ng panloob na pagsusulatan: mga memo, memo sa serbisyo, mga tala ng paliwanag, pahayag, reklamo.
Hakbang 2
Upang marehistro ang mga sulat, panatilihin ang mga espesyal na tala ng rehistro. Nakasalalay sa dami ng pagsusulatan ng isang partikular na uri, maaari kang lumikha ng mga pangkalahatang journal ng papasok at papalabas na pagsusulatan, o bilang karagdagan masira ang mga ito ayon sa uri. Halimbawa, gumawa ng journal upang maitala ang mga papasok at papalabas na email. Hindi alintana ang dami ng sulat, maginhawa upang lumikha ng isang hiwalay na journal para sa pagrehistro ng mga papasok at papalabas na mga fax.
Hakbang 3
Kung wala kang isang espesyal na journal ng pagpaparehistro ng sulat, na naka-print sa bahay ng pag-print, kumuha ng isang ordinaryong kuwaderno at ikalat ito. Sa log ng mga papasok na titik, ipahiwatig ang bilang ng mensahe, ang petsa ng resibo, pati na rin ang uri ng sulat, kung mayroon kang isang karaniwang log para sa lahat ng mga uri ng mga mensahe, mula sa electronic hanggang sa facsimile. Sa isang hiwalay na haligi, maikling ilarawan ang nilalaman ng liham. Sa susunod na haligi, isulat ang resolusyon ng ulo at ang pangalan ng tao kung kanino ipinasa ang liham para sa pagpapatupad. Sa pagsasagawa, kung ang isyu ay kinokontrol ng isang tukoy na tao, maraming mga titik ang hindi nakakarating sa manager, ngunit agad na ipinapadala sa tagapalabas, kaya hindi mo dapat gawing malaki ang haligi na ito. Maipapayo na mag-iwan ng isang lugar para sa isang lagda sa ilalim ng apelyido ng tagaganap o sa tabi nito, na nagpapahiwatig na natanggap niya ang dokumento. Kung inatasan ng ulo ang kalihim na kontrolin ang "pagpapatupad" ng dokumento, pagkatapos ay sa isang hiwalay na haligi ang isang tala tungkol sa kontrol ay inilalagay sa pulang tinta (ang titik na "K" o ang salitang "control"). Matapos makumpleto ang pagpapatupad ng order na nauugnay sa dokumentong ito, maglagay ng marka sa pagpapatupad, pati na rin ang paglipat ng liham na "sa kaso" (ipahiwatig ang numero ng kaso at ang petsa ng pagbuo nito).
Hakbang 4
Kailangan din ang rehistro ng sulat sa lahat ng mga papalabas na mensahe. Sa log ng mga papalabas na titik, maraming mga haligi kaysa sa log ng mga papasok na sulat. Pati na rin sa rehistro ng mga papasok na titik, gawin sa rehistro ng mga papalabas na titik ang isang haligi na may serial number ng liham, isang haligi na may petsa, sa dispatch lamang, kasama ang uri ng pagsusulat na ipinadala (kung kinakailangan) na may buod ng mensahe, ang apelyido ng nagmula ng dokumento (liham), pati na rin ang haligi na may numero ng kaso, kung saan ang isang kopya ng mensahe ay naihain.
Hakbang 5
Sa isang espesyal na paraan, dapat mong irehistro ang mga sulat na iyong ipinadala sa pamamagitan ng koreo. Ang pagpaparehistro ng mga liham na ipinadala sa pamamagitan ng koreo ay isinasagawa sa ulo ng sulat ng samahan. Mas mahusay na magpadala ng hindi hihigit sa 7-10 mga sulat nang paisa-isa. Sa pamamagitan ng kamay o sa isang computer, sa form, isulat ang petsa ng pagpapadala, sa ibaba, para sa bawat liham na ipinadala sa pamamagitan ng koreo, ipahiwatig ang serial number ng record, ang pangalan ng samahan, ang lokasyon nito (maaari mo lamang tukuyin ang lungsod o rehiyon). Mag-iwan ng puwang sa kanan. Dito, pagkatapos makatanggap ng isang tseke sa mail, kailangan mong ipasok ang mga numero ng pag-mail mula rito (karaniwang 6-8 na numero). Sa ibaba ng pangalan ng samahan para sa bawat kargamento, isulat ang mga numero at petsa ng mga dokumento na ipapadala, o iba pang mga detalye na nagpapahintulot sa kanila na makilala. Sa post office, ang listahang ito ay sertipikado ng postal stamp. Maaari mo itong i-file sa isang hiwalay na folder o sa folder kung saan nakaimbak ang mga papalabas na mensahe.
Hakbang 6
Kinakailangan ang isang magkahiwalay na journal upang maitala ang bawat uri ng panloob na sulat. Sa bawat journal, ipahiwatig ang bilang ng dokumento, ang petsa nito, ang apelyido ng nagmula, isang buod, ang resolusyon ng ulo, ang apelyido ng tagapagpatupad, ang marka ng kontrol, pati na rin ang bilang ng kaso.
