Kapag naipon ng isang samahan ang dokumentasyon na nangangailangan ng panandaliang o pangmatagalang imbakan, kinakailangan upang ayusin ito at mga staple folder na may malambot o matapang na takip. Ang bawat tukoy na kaso ay maaaring may sariling mga kinakailangan para sa disenyo ng archive at pagkakasunud-sunod ng trabaho, dahil walang mahigpit na pamantayan ng pambatasan sa lugar na ito. Gayunpaman, tinutukoy nito ang mga pangunahing prinsipyo na karaniwang sinusunod ng mga nakaranasang mga clerks.
Kailangan
- - itim na lapis ng tingga;
- - clerical awl (o UPD aparato);
- - salansan;
- - tusok na karayom;
- - cord o nylon thread;
- - gunting;
- - isang sheet ng puting papel;
- - pandikit sa stationery;
- - takip.
Panuto
Hakbang 1
Matapos suriin ang halaga ng dokumentasyon, bilangin ito sa pamamagitan ng paglalagay ng isang serial number (ayon sa pagkakasunud-sunod) sa kanang sulok sa itaas ng bawat sheet na may isang itim na lapis ng tingga. Magsimula sa unang baligtad; ang listahan ng pamagat ng mga dokumento na nilalaman at ang huling pahina ay hindi kailangang bilangin. Siguraduhin na ang mga numero ay hindi napupunta sa teksto.
Hakbang 2
Gumawa ng dalawang pares ng mga butas na may isang espesyal na clerical awl sa gitna ng kaliwang margin ng bawat dokumento. Upang maiwasan ang pagkahulog ng stack ng mga papel, i-secure ito sa isang clamp. Bilang isang patakaran, ang mga clerks ay naglalagay ng mga butas sa isang patayong linya, na nag-iiwan ng hindi bababa sa 3 cm sa pagitan ng bawat butas. Kung ang sheet ay may isang makitid na margin, maaari mong idikit ang isang puting strip sa gilid.
Hakbang 3
Gumamit ng isang espesyal na makina para sa flashing documentation (UPD). Ito ay makabuluhang magbabawas ng iyong trabaho, dahil sa aparatong ito maaari kang tumusok ng isang salansan ng mga dokumento na 10 cm makapal sa bawat oras. Maingat na basahin ang mga tagubilin at gumana nang maingat - masyadong mainit ang drill.
Hakbang 4
Simulan ang pagtahi ng folder gamit ang isang espesyal na twine sa bangko o malakas na nylon thread at isang karayom sa pananahi. Dalawang beses i-flash ang archive para sa isang ligtas na pagbibigay. Hilahin ang maluwag na "mga buntot" ng kurdon (tungkol sa 5-6 cm) sa pamamagitan ng gitnang butas sa mabuhang bahagi ng "libro" at gumawa ng isang malakas na buhol.
Hakbang 5
Gupitin ang isang bilog (tungkol sa 4 cm ang lapad) mula sa makapal na puting papel at kola ang buhol kasama nito. Gumamit ng regular na pandikit sa stationery. Grab ang sticker na may isang selyo, lagyan ng lagda ng sertipikasyon at petsa sa ilalim nito. Kung ang folder ay na-lace up nang walang isang pahina ng kumpirmasyon, pagkatapos ay pinapayagan na i-paste ito sa loob ng takip.
Hakbang 6
I-slip ang laced folder sa isang espesyal na takip o magbigkis ng mga dokumento sa isang makina. Para sa isang pangmatagalang archive, inirerekumenda na pumili ng isang matigas na takip, sa ibang mga kaso ang karton na "mga damit" o mula sa makapal na pinahiran na papel ay angkop din. Sa anumang kaso, dapat itong isang produkto sa pagpi-print ng negosyo, na idinisenyo alinsunod sa istilo ng korporasyon.
