Ang iba't ibang mga folder at classifier ay matagal nang naging bahagi ng hindi lamang opisina kundi pati na rin ang kapaligiran sa bahay. Sa katunayan, ito ay isang napaka-maginhawang paraan ng pag-iimbak pati na rin ang pampakay na pamamahagi ng mga dokumento. Ngunit kapag maraming mga folder, mayroong problema sa kanilang pamamahagi sa workspace.
Kailangan
- - mga folder;
- - mga tray ng papel;
- - mga sticker;
- - mga kahon;
- - panulat.
Panuto
Hakbang 1
Maunawaan ang mga nilalaman ng mga folder. Dapat itong ayusin ayon sa ilang pangkalahatang prinsipyo upang mas madali itong makahanap ng isang tukoy na dokumento. Halimbawa, dapat magtalaga ang mga mag-aaral ng isang folder para sa bawat paksa. Ang isang taong nagtatrabaho ay maaaring gumawa ng pamamahagi sa pamamagitan ng larangan ng aktibidad, pati na rin maglaan ng dalawa o tatlong mga folder para sa lalo na mahalaga o kagyat na mga papel. Pagpili ng isang sistema ng pag-uuri, ayusin ang lahat ng mga papel ayon sa system at mga sticker ng sticker sa mga folder na may talaan kung ano ang nakaimbak sa kanila.
Hakbang 2
Alamin kung paano pinakamahusay na ayusin ang mga nagresultang folder. Kung ang mga ito ay malaki at matatag, maaari mo lamang ayusin ang mga ito sa istante sa pamamagitan ng tema. Manipis at may kakayahang umangkop na mga folder ay pinakamahusay na nakaimbak nang pahalang. Gayunpaman, ang mga malalaking stack ay hindi maginhawa upang magamit, kaya isalansan ito sa mga trays ng papel nang paisa-isa. Kapag ginagawa ito, obserbahan din ang pag-uuri ng pampakay upang mas madaling maghanap ng impormasyon.
Hakbang 3
Kung kailangan mo ng mga manipis na folder upang makaupo sa istante, gumamit ng isang divider. Maaari itong maging sa anyo ng isang pagkahati na naghihiwalay sa isang bahagi ng istante mula sa isa pa, o sa anyo ng isang patayong bukas na tray para sa mga papel. Kaya, kapag tinanggal mo ang isang folder mula sa istante, ang natitira ay hindi magsisimulang mahulog at hindi magkakaroon ng gulo.
Hakbang 4
Para sa napakalaking bilang ng mga folder, tulad ng pag-aayos ng imbakan sa isang archive ng kumpanya, gumamit ng isang sistema ng pag-iimbak sa mga racks. Kaya, ang mga papel ay nakaimbak sa mga deposito ng estado. Sa parehong oras, ang mga folder ay nakaimbak sa mga espesyal na kahon na naka-install sa mga racks. Ang kakaibang uri ng mga kahon na ito ay hindi sila bukas mula sa itaas, ngunit mula sa gilid, na nagbibigay-daan sa iyo upang makuha ang folder na kailangan mo. Nang hindi tinatanggal ang buong mabibigat na lalagyan mula sa rak. Sa parehong takip sa gilid, makatuwiran na mag-stick ng sticker na may impormasyon tungkol sa kung anong mga dokumento ang nasa loob ng seksyon ng imbakan.
