Ang aktibidad ng anumang samahan ay nagsasangkot ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Ang ilan sa kanila ay nawala ang kanilang kaugnayan sa paglipas ng panahon at hindi ginagamit sa trabaho. Upang mapupuksa ang mga hindi kinakailangang papel, kadalasang nasisira sila. Ang pagkasira ng mga dokumento ay dapat na isagawa sa mahigpit na alinsunod sa mga patakaran na itinatag sa gawain ng tanggapan.
Kailangan
- - pagkilos ng pagkawasak;
- - Teknikal na paraan para sa pagkasira ng mga dokumento.
Panuto
Hakbang 1
Suriin ang pamamaraan para sa pagwawasak ng mga dokumento. Nalalapat ito sa parehong mga dokumento sa papel at mga gawa sa elektronikong porma. Karaniwan, ang mga dokumento na nawala ang praktikal na halaga at may isang nag-expire na tagal ng imbakan ay nawasak. Pangunahin itong nalalapat sa mga dokumento ng tauhan at accounting.
Hakbang 2
Magsagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Ang resulta nito ay dapat na isang kilos sa paglalaan at paghahanda para sa pagkasira ng mga papel na hindi na napapailalim sa pag-iimbak. Ang panahon ng pagpapanatili para sa mga dokumento ay natutukoy ng kasalukuyang nomenclature ng mga file ng iyong samahan. Sa ilang mga kaso, ang mga tuntunin ay tinukoy ayon sa mga pederal na batas, mga atas ng pamahalaan, kagawaran o karaniwang mga listahan ng mga dokumento.
Hakbang 3
Gumuhit ng isang kilos para sa pagkasira ng mga dokumento, paglalagay ng pangalan ng unit ng istruktura sa harap ng bawat pangkat ng mga heading. Ipasok ang mga katulad na kaso sa kilos sa ilalim ng isang pangkalahatang heading, na nagpapahiwatig ng kabuuang bilang ng mga kaso. Ang batas ay dapat pirmahan ng isang empleyado ng samahan na lumahok sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Pagkatapos nito, ang kilos ay naaprubahan ng ulo.
Hakbang 4
Pumili ng mga kaso para sa pagkasira gamit ang isang view ng pahina. Papayagan ka nitong hindi makaligtaan ang kinakailangang dokumento na hindi sinasadyang napunta sa file. Kung ang anumang mga materyales ay matagal na sa lokasyon ng imbakan, maaari silang mai-scroll nang pili upang matukoy ang kaugnayan ng mga dokumento.
Hakbang 5
Piliin ang paraan ng pagkasira ng mga dokumento na kasama sa akto. Maaari silang masunog o magamit para sa hangaring ito ng isang shredder ng papel. Minsan ang mga materyales na nawasak ay inililipat para sa pagtatapon sa isang dalubhasang negosyo, na inilalabas ang pamamaraan sa isang sertipiko ng pagtanggap at isang kaukulang invoice. Ang huling pamamaraan ay madalas na ginagamit kapag ang dami ng dokumentasyon ay makabuluhan. Upang matiyak ang pagiging kompidensiyal, ang paglilipat ng mga kaso at kanilang pagkawasak ay karaniwang isinasagawa sa ilalim ng pangangasiwa ng isang empleyado ng samahan.
