Ang mga pagpupulong sa negosyo ay hindi palaging itinuturing na sapilitan ng mga kasosyo sa negosyo, sapagkat maraming mga bagay na dapat gawin. Upang matiyak na ang lahat ng mga tamang tao ay naroroon, ang liham ng pagpupulong ay dapat na binubuo sa isang nakakaakit na pamamaraan. Sa ganitong paraan maaari mong maimpluwensyahan ang pag-uugali at mga plano ng ibang tao.
Panuto
Hakbang 1
Ipaalam sa tatanggap ng liham na nabasa mo na ang kanyang kahilingan. Ang pamamaraan na ito ay angkop na gamitin kung naghihintay ang naghihintay para sa isang uri ng reaksyon, at mas maginhawa upang malutas ang kanyang tanong sa isang personal na pagpupulong. Dalhin ang opurtunidad na ito, tawagan ang tao at ipaalam sa kanila na nagpadala sila ng isang sulat na may mga paliwanag. Sa kasong ito, makasisiguro ka na mababasa nang maingat ang mensahe.
Hakbang 2
Ipahayag ang isang pag-unawa sa mga problemang malulutas. Ilarawan sa ilang mga pangungusap na ibinabahagi mo ang iyong opinyon sa kaugnayan at pagiging maagap ng mga katanungang nailahad.
Hakbang 3
Ilista ang mga pakinabang ng pagiging naroroon sa paparating na pagpupulong. Maghanap ng hindi bababa sa limang mga kadahilanan kung bakit nais ng isang tao na magtabi ng oras para sa kaganapan. Ang mga kadahilanang ito ay dapat na formulate mula sa pananaw ng kabilang panig. Halimbawa, darating ang isang dalubhasa na partikular na magpapayo sa lahat ng mga isyu, ngunit walang ibang pagkakataon na makipagkita sa kanya sa malapit na hinaharap. Ayusin ang mga dahilan sa pababang pagkakasunud-sunod ng kahalagahan.
Hakbang 4
Sabihin sa amin ang tungkol sa mga karagdagang argumento na pabor sa panukala. Ngayon ay maaari mong ipahiwatig ang mga kadahilanan na hindi gaanong kahalagahan para sa addressee, ngunit makakaapekto sa kanyang pag-uugali. Halimbawa, ang isang direktor ng departamento ay iniimbitahan sa isang pagpupulong, na tiyak na magbibigay pansin kung may isang wala. Upang hindi masira ang iyong reputasyon, mas mabuti na huwag makaligtaan ang kaganapan.
Hakbang 5
Ipahiwatig ang isang simple at madaling ma-access na paraan ng feedback. Ang tagatanggap ay maaaring may mga katanungan, mungkahi o paglilinaw. Bigyan siya ng pagkakataon na agad na kumonekta sa taong namamahala, at hindi maghanap para sa impormasyon sa pakikipag-ugnay.
