Ang pag-iingat ng mga tala ng accounting ay isang napakahirap na gawain. Ang mga folder na may mga invoice para sa ilang mga uri ng kontrata ay dapat itago sa samahan hanggang sa sampung taon, kaya kailangan nilang mai-file upang sa anumang oras ay matagpuan ang kinakailangang dokumento.
Panuto
Hakbang 1
Panatilihin ang isang journal ng invoice. Ipasok doon ang lahat ng mga numero ng mga dokumento na nais mong isampa. Mahusay na gawin ito sa elektronikong paraan, sa isang espesyal na programa, o sa isang regular na spreadsheet ng Excel. Ipasok ang numero ng dokumento (karaniwang halo-halong - bilang at bilang) at ang petsa nito. Paminsan-minsan, maglipat ng data sa mga disk upang sa kaganapan ng pagkasira ng computer, ang archive ay mananatiling buo at ligtas.
Hakbang 2
Lumikha ng maraming mga ledger ng invoice kung mayroong higit sa isang ligal na entity sa kumpanya. Kapag bumubuo ng isang dokumento, bigyan agad ito ng naaangkop na numero. Mag-apply ng mga kombensiyon. Halimbawa, markahan ang mga invoice na inisyu para sa JSC "Zolotaya Antelope" bilang 123-ZA, at para sa JSC "Padishah" bilang 123-P. Tiyaking ipahiwatig ang bilang ng kontrata o kasunduan kung saan inilabas ang invoice na ito.
Hakbang 3
Kunin ang invoice upang maisampa. Suntok ang dalawang butas na may butas na suntok. Idikit ang dokumento sa isang folder. Gumamit ng mga mabibigat na tungkulin upang maiwasan ang kulubot ng iyong seguridad. Huwag idagdag ang mahigpit na mga ito.
Hakbang 4
Ang pangalawang pamamaraan ng pag-iimbak ay nasa mga folder ng file. Kunin ang transparent na takip at ipasok ang invoice dito. Ilagay ang file sa isang binder at i-secure sa mga espesyal na may hawak.
Hakbang 5
Lagyan ng label ang bawat folder. Tandaan kung aling mga legal na invoice ng entity ang nakaimbak doon. Isulat ang panahon kung saan nakolekta ang mga dokumento.
Hakbang 6
Mangyaring magpadala ng mga invoice na mas matanda sa tatlong taon sa warehouse. Tiklupin ang mga folder sa mga karton na kahon na madaling humihinga. Ipahiwatig sa mga pader ang bilang ng mga binder sa loob at kung aling ligal na nilalang kabilang sila. Sa programa kung saan ka nagparehistro ng mga dokumento, markahan kung alin sa mga ito ang ipinadala sa warehouse. Kung kinakailangan, laging posible na kunin ang archive at hanapin ang mga kinakailangang papel.
