Ang aktibidad ng anumang negosyo o samahan, anuman ang anyo ng pagmamay-ari, ay imposible nang walang pamamahala ng dokumento, na, sa katunayan, ay isang kumpirmasyon ng aktibidad na ito. Ang pagsasama-sama ng sirkulasyon ng dokumento ay ginawa noong 79 ng huling siglo, ngunit ang mga pamantayang nilikha noon, na may mga menor de edad na pagbabago at pagdaragdag, ay may bisa pa rin hanggang ngayon.
Panuto
Hakbang 1
Ang pinag-isang sistema ng pamamahala ng dokumento na kinakailangan upang suportahan ang mga aktibidad ng samahan ay may kasamang tatlong uri ng mga dokumento:
- pang-organisasyon;
- pangasiwaan;
- impormasyon at sanggunian.
Ang huli na uri ng mga dokumento ay pantulong kaugnay sa unang dalawa at, hindi katulad sa kanila, ay hindi sapilitan para sa pagpapatupad. Naglalaman ang mga ito ng anumang espesyal na impormasyon sa serbisyo na kinakailangan kapwa para sa paggawa ng mga desisyon sa pamamahala at para sa kanilang wastong pag-unawa at pagpapatupad.
Hakbang 2
Kasama sa mga dokumento sa sanggunian ang mga: newsletter ng negosyo; mga telegram at mensahe sa telepono; serbisyo, ulat at mga paliwanag na tala; mga buod, pagsusuri at ulat ng impormasyon, mga kilos. Ang nilalaman ng mga dokumentong ito ay maaari lamang isaalang-alang o magbuod ng pagkilos batay sa impormasyong ito. Ito ay isang mahalagang bahagi ng daloy ng trabaho, kung wala ito imposibleng ayusin ang anumang proseso ng produksyon.
Hakbang 3
Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa ilang mga uri ng impormasyon at sanggunian na dokumento, ang karamihan sa mga ito, bilang panuntunan, ay mga liham ng impormasyon, kung saan binibigyang pansin ng mga may-akda ang tumutugon ng ilang mga katotohanan, impormasyon tungkol sa mga kalakal, paparating na mga kaganapan o mga aktibidad. Maaari silang maging parehong maagap at ang mga nakasulat sa anyo ng isang ulat sa pagpapatupad ng mga nakatalagang gawain mula sa mga organisasyong magulang na may pinakamataas na antas ng pamamahala. Ang mga liham na benta na self-motivated ay tumutukoy din sa mga dokumento ng impormasyon at sanggunian.
Hakbang 4
Buod, pangkalahatang ideya o tala ng impormasyon - mga dokumento na naglalaman ng isang paglalarawan ng ilan sa parehong uri ng mga katotohanan, mga bagay o kaganapan kung saan maaaring mayroong isang maikling buod, ngunit ang kinakailangang ito ay hindi sapilitan. Ang mga ordinaryong sertipiko ay maaaring ihanda sa kahilingan ng mga interesadong partido o indibidwal at maglingkod bilang isang dokumento na nagkukumpirma sa anumang katotohanan. Ito ay, halimbawa, mga sertipiko ng suweldo, komposisyon ng pamilya, lugar ng trabaho o pag-aaral, atbp.
Hakbang 5
Ang mga tala ng serbisyo ay karaniwang ginagamit bilang isang palitan ng impormasyon sa pagitan ng mga kagawaran na hindi direktang nakasalalay sa paggawa. Ang mga ulat ay isinulat sa agarang superbisor upang maipaalam ang tungkol sa mga katotohanan na kailangan niyang malaman sa tungkulin. Ang mga paliwanag na pahayag ay ginagamit sa mga kaso ng paglabag sa disiplina sa paggawa, isinulat nila mismo ng mga lumalabag upang maipaliwanag ang kanilang kilos. Ang mga gawa na nagkukumpirma sa isang partikular na katotohanan ay sama-sama na inilabas at nilagdaan ng hindi kukulangin sa 3 mga kalahok sa tseke o pagkilos.
